Sprawdzony i dobrze funkcjonujący program ochrony sygnalistów może podnieść morale w organizacji. A to, że przynosi wymierne korzyści, przekłada się na poczucie bezpieczeństwa i rozwój firmy. Jednak nie każdy system jest wartościowy ‒ aby taki był, konieczne jest spełnienie kilku warunków. A zatem jakie są cechy dobrego programu ochrony sygnalistów?
Po pierwsze anonimowość
Kiedy pracownik obawia się, że zgłoszenie może zostać z nim powiązane, prawdopodobnie nie zdecyduje się na zasygnalizowanie nieetycznych zachowań. I to nawet w sytuacji, gdy będzie przekonany o słuszności idei informowania o takich czynach. Obawa przed ewentualną „karą” czy „odwetem” ze strony innych pracowników sprawia, że prawdopodobieństwo zgłoszenia jest bardzo niskie. Dlatego niezwykle ważne jest zapewnienie całkowitej anonimowości i poufności zgłoszeń za sprawą tak skonstruowanego systemu, żeby nie było konieczności pozostawiania danych. Również wewnętrzne systemy nie powinny funkcjonować na zasadzie logowania się do sieci firmowej. Dopuszczalne powinno być podanie jedynie ogólnikowych danych takich jak numer działu czy biura. Nacisk na anonimowość i poufności musi być cały czas wzmacniany.
Po drugie bezpieczeństwo
Aby system działał poprawnie, pracownicy powinni mieć pewność, że dokonanie zgłoszenia w żaden sposób im nie zaszkodzi. Takie obawy mogą paraliżować. Dlatego należy kłaść bezwzględny nacisk na środki zapewniające ochronę sygnalistom, a także podkreślać w komunikacji z pracownikami wszystkie prawne i regulacyjne zabezpieczenia mające zastosowanie w tego typu sytuacjach.
Po trzecie sprawczość
Kluczową sprawą prawidłowego działania programu sygnalizowania nieprawidłowości jest przekonanie pracowników, że ich zgłoszenia są traktowane poważnie. Zapewnienie odpowiednich środków ‒ przykładowo obsługi prawnej ‒ niezbędnych do podjęcia odpowiednich działań po przyjęciu zgłoszenia, to istota całego programu ochrony sygnalistów. Dobrym pomysłem jest publikowanie danych dotyczących liczby otrzymanych zgłoszeń i informacji o wynikach postępowań wyjaśniających. To zapewnia przejrzystość i wzbudza zaufanie.
Jeżeli dowody dostarczone przez sygnalistę są niewystarczające, należy powiadomić o sytuacji cały personel, by uzyskać więcej informacji. Możliwe jest to wyłącznie pod warunkiem, że nie zostanie naruszona poufność i anonimowość zgłaszającego. Ponadto powinien być nieustannie wzmacniany poziom zaangażowania menedżerów w proces wyjaśniania nieetycznych zachowań. Pokaże to, że cała procedura jest właściwie regulowana, a każdy sygnał traktowany poważnie.
Jeżeli któryś z wyżej wymienionych warunków nie zostanie spełniony, program ochrony sygnalistów będzie postrzegany jako niewiarygodny. Dlatego szukając systemu dla firmy, warto zdecydować się na sprawdzone i rzetelne rozwiązania.