Każda ‒ nawet dobrze funkcjonująca firma ‒ narażona jest na sytuacje sprzeczne z zasadami etyki. Minimalizowanie ryzyka oszustw i niewłaściwego postępowania wśród pracowników może okazać się kluczowym elementem tworzenia wartościowej kultury organizacyjnej. Ogromnym wsparciem w takich sytuacjach okazuje się zewnętrzny program ochrony sygnalistów.
Kim jest sygnalista?
Sygnalistą może stać się każdy pracownik danej organizacji. To osoba, która nie tylko dostrzega niewłaściwe zachowania w firmie, lecz przede wszystkim zgłasza je do odpowiednich organów. Najczęściej robi to anonimowo, żeby zadbać o swoje bezpieczeństwo. Obawa przed odwetem ze strony osób, których dotyczy zgłoszenie, to główny czynnik wpływający na rezygnację z powiadamiania o nieetycznym postępowaniu.
Bardzo istotna jest forma programu ochrony sygnalistów i jego właściwe funkcjonowanie. Powinien zapewniać anonimowość i bezpieczeństwo, tworząc przestrzeń do rozmowy i podjęcia właściwych działań w celu wyeliminowania ryzyka złamania zasad etyki w miejscu pracy.
Działanie programu dla sygnalistów
Programy zaprojektowane w celu zbierania i analizowania zgłoszeń od sygnalistów koniecznie powinny być oparte na przemyślanej koncepcji działania. Sygnalista, zgłaszając niewłaściwe postępowanie, musi mieć pewność, że ma zapewnioną anonimowość, w przeciwnym razie może w ogóle się nie zdecydować na przekazanie ważnych danych. Ponadto powinien mieć poczucie, że jego zgłoszenie ma sens, dlatego każdą otrzymaną informację należy sprawdzić i poczynić właściwe kroki, by wyeliminować problem.
A zatem konstruktywne i wiarygodne programy dla sygnalistów powinny zapewniać pracownikom to, że:
- zgłaszanie nieprawidłowości przebiega w sposób anonimowy i poufny,
- nie zostaną w żaden sposób pokrzywdzeni w następstwie dokonania takiego zgłoszenia ‒ wyeliminowane zostanie ryzyko odwetu,
- przekazana informacja zostanie potraktowana poważnie.
Te trzy czynniki są niezwykle ważne w przypadku programu dla sygnalistów. Musi on obejmować wszystkich pracowników bez względu na zajmowane przez nich stanowisko.
Infolinia zewnętrzna
Czasami pracownicy nie mają zaufania do wewnętrznego systemu sygnalizowania nieprawidłowości w organizacji. Dlatego dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z zewnętrznego programu, jakim jest nieOK. Dlaczego? Ponieważ może to przynieść kilka istotnych korzyści:
- pracownicy zyskują pewność co do anonimowości bądź poufności zgłoszenia,
- pracodawca zyskuje niezależną, obiektywną kontrolę zgłaszanych sygnałów,
- sprawdzony system może odpowiednio filtrować ujawnienia nieetycznych zachowań, a także identyfikować kwestie prawne, regulujące oraz wymagające natychmiastowego podjęcia odpowiednich działań.
Zewnętrzny program nieOK pomaga organizacjom wprowadzić bezpieczną przestrzeń do zgłaszania nieprawidłowości. Taki mechanizm kontrolny sprawia, że firma wiele zyskuje, o czym bardziej szczegółowo pisaliśmy w tym artykule (tu odnośnik).
Programy ochrony sygnalistów w naszym kraju nie cieszą się jeszcze taką popularnością jak za granicą. Unijna dyrektywa obowiązuje dopiero od grudnia 2021 roku, jednak sytuacja ta z miesiąca na miesiąc się zmienia. Niedługo infolinia do zgłaszania nieprawidłowości stanie się pożądanym przez pracowników standardem.